Ofrecemos puesto de recepcionista

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Cargo

Recepción e información del publico

Naturaleza del cargo

Recepción, orientación e información del público

Horario

24h/semana en las mañanas

Salario

411.840 pesos/mes

Contrato

Contrato a plazo fijo (12 meses) de derecho local

Fecha límite de envío de las candidaturas

Envíe su Curriculum Vitae y una carta de presentación en francés y en español a a.verga@institutofrances.cl y a.dressler@institutofrances.cl hasta el jueves 27 de enero de 2022 incluido.

Fecha previsional de entrada en funciones

14/02/2022

PRESENTACIÓN DEL SERVICIO

Misión principal del servicio

Recepción del público y del personal del Instituto.

Composición del servicio

Servicio técnico compuesto por 1 intendente, 1 responsable de informática, 2  personas de recepción, 1 personal de limpieza.

Posicionamiento del agente en el organigrama del servicio

Supervisado por el intendente y el Secretario General (en su ausencia, su asistente).

TAREAS Y ACTIVIDADES DEL PUESTO

Misión principal

Recepción/seguimiento del público y del personal del Instituto, 1er punto de entrada físico y a distancia (teléfono, correo, otros…). para la información/orientación del público sobre todos los sectores y, en particular, sobre los cursos, los exámenes y Campus France.

Tareas y actividades del puesto

Apertura y cierre de los locales; recepción del personal del Instituto:

  • Puesta en funcionamiento del establecimiento: conexión y/o desconexión de la alarma; apertura y/o cierre de los despachos, de las luces, aireación de los locales, custodia de las llaves (armario en la recepción); comprobación, supervisión de los espacios públicos interiores y exteriores (especialmente en cuanto a la limpieza), comunicación de las averías al responsable del servicio técnico.
  • Llevar el registro de asistencia del personal del Instituto: asegurarse de que el registro sea firmado por el personal al principio y al final de la jornada.

Orientación del público en francés y español:

  • Gestionar el flujo de estudiantes a sus aulas (especialmente durante su primera sesión).
  • Gestión de invitados o usuarios durante los eventos en el Instituto.
  • Orientación de los públicos hacia los servicios.
  • Transmitir los contactos pertinentes al Instituto o a la embajada.

Recepción e información del público (física, telefónica y por correo) en francés y español:

  • 1er filtro de información y/o derivación al servicio correspondiente: respuesta telefónica y por correo electrónico para las preguntas y correos electrónicos que requieran un 1er nivel de información, transmisión de mensajes a los servicios cuando se requiera un nivel de información.
  • Coordinación con los distintos departamentos para un filtro óptimo y comunicación con los distintos públicos (estudiantes, profesionales, etc.): participación en las reuniones de los departamentos, acceso a las aplicaciones empresariales, actualización de las respuestas estándar, participación en la actualización de la información en la página web, etc.
  • Revisión de los mensajes en el buzón de voz del servidor y procesamiento de las respuestas; tratamiento especial de las llamadas de Francia que requieren un contacto inmediato.
  • Enrutamiento rápido del correo depositado en la recepción hacia los departamentos. Si es necesario, el tratamiento del correo cuando se trata de un primer nivel de información que debe proporcionarse.

Detalles de la información pública para los cursos, exámenes y Campus France:

Informar a todos los usuarios que lo deseen sobre las actividades del Instituto:

  • En el caso de los cursos y exámenes: facilitar toda la información disponible en la página web y la indicada por los distintos departamentos (niveles, tipos de cursos y exámenes disponibles, etc.); para los cursos, facilitar las hojas informativas, los horarios, las tarifas, los descuentos en las pruebas, los profesores; facilitar toda la información necesaria sobre el procedimiento de inscripción, las formas de pago y las personas de contacto; comprobar el programa informático Arc-en-Ciel para la compra de libros y entregarlos a los alumnos.
  • Si se trata de estudios en Francia y de becas: indique los datos de contacto de la página web de CampusFrance y el procedimiento para concertar una cita con la oficina de CampusFrance.
  • Para los proyectos o solicitudes de citas con los departamentos, coordínese con las secretarías correspondientes.

Gestión administrativa:

  • Seguimiento de los contactos con los distintos departamentos, en particular para los cursos, los exámenes y Campus France, recordatorios y búsqueda de inscripciones y reinscripciones.
  • Formulación de encuestas sobre el público del Instituto para los distintos departamentos.
  • Actualizar y gestionar las bases de datos de los públicos del Instituto, en colaboración con los departamentos.

Intereses, limitaciones, dificultades del trabajo

  • Buena presentación
  • Función transversal para todas las actividades del Instituto
  • Buen nivel de francés (mínimo B2)
  • Horario de trabajo escalonado

COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL TRABAJO

Perfil del puesto

Habilidades profesionales:

  • Ser riguroso y organizado
  • Buen dominio de las herramientas informáticas básicas (Word, Excel), capacidad para asimilar el funcionamiento de las aplicaciones empresariales utilizadas por los distintos departamentos
  • Capacidad para asimilar una gran cantidad de información de diferentes departamentos
  • Buen dominio del idioma francés, leído, hablado y escrito (nivel mínimo B1)

Habilidades de comportamiento:

  • Puntualidad
  • Discreción
  • Reactividad
  • Calma ante la urgencia y los públicos difíciles
  • Buena capacidad de comunicación con todo tipo de interlocutores
  • Apertura de mente e interés por la cultura francesa
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