IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste

Agent d’accueil et d’information du public

Nature du poste

Accueil, orientation et information du public

Horaire

24h/semaine en matinée

Salaire

411 840 pesos/mois

Contrat

CDD (12 mois) de droit local

Date limite d’envoi des candidatures

Envoyer votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation en français et en espagnol à  a.verga@institutofrances.cl y a.dressler@institutofrances.cl au plus tard le mercredi 30 mars 2022 inclus. 

Offre réservée exclusivement aux personnes résidentes au Chili et en possession d’un permis de travail. 

Date prévisionnelle de prise de fonction

11/04/2022

PRESENTATION DU SERVICE

Mission principale du service

Accueil du public et du personnel de l’Institut.

Composition du service

Service technique composé d’1 intendant, 1 responsable informatique, 2 personnels d’accueil, 1 personnel de ménage.

Positionnement de l’agent dans l’organigramme du service

Supervisé par l’intendant et le secrétaire général (en son absence, son assistant).

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Mission principale

Accueil/suivi du public et du personnel de l’Institut, 1er point d’entrée physique et à distance (téléphone, courriel, autre) pour l’information/orientation du public sur tous les secteurs et notamment les cours, examens et Campus France.

Missions et activités du poste

Ouverture et fermeture des locaux ; accueil du personnel de l’Institut :

• Mise en ordre de marche de l’établissement : connexion et/ou déconnexion de l’alarme ; ouverture et/ou fermeture des bureaux, des lumières, aération des locaux, rangement des clés (armoire à l’accueil) ; vérification, supervision des espaces publics intérieurs et extérieurs (notamment en termes de propreté), signalement des dysfonctionnements au responsable du service technique.
•  Tenue du registre de présence du personnel de l’Institut : veiller à la bonne signature du registre par le personnel au début et à la fin de la journée.

Orientation du public en français et en espagnol :

•  Gestion des flux d’élèves vers leur salle de cours (notamment lors de leur première séance).
•  Gestion des invités ou usagers lors de manifestations à l’Institut.
• Orientation des publics vers les services.
• Transmission des contacts adéquats, à l’Institut ou à l’ambassade.

Accueil et information du public (physique, téléphonique et courrier) en français et en espagnol :

•  1er filtre d’information et/ou orientation vers le service concerné : réponse téléphoniques et mail pour les questions et courriels nécessitant un 1er niveau d’information, transmission des messages aux services lorsqu’un 2ème niveau d’information est nécessaire.
• Coordination avec les différents services pour un filtrage et une communication optimale vers les différents publics (étudiants, professionnels, etc.) : participation aux réunions des services, accès aux applications métiers, actualisation des réponses-type, participation à l’actualisation des informations du site internet, etc.
• Révision des messages sur la boite vocale du serveur et traitement des réponses ; traitement particulier des appels en provenance de France qui requièrent une mise en contact immédiate.
• Acheminement rapide du courrier déposé à l’accueil vers les services. Le cas échéant traitement du courrier lorsqu’il s’agit d’un 1er niveau d’information à fournir.

Précisions information du public pour les activités, cours, examens et Campus France :

• S’il s’agit de cours et examens : donner toutes les informations disponibles sur la page web et celles indiquées par les différents services (niveaux, types de cours et examens disponibles, etc.) ; pour les cours, donner les feuillets d’information, horaires, tarifs, réductions sur justificatifs, professeurs ; donner toute l’information nécessaire sur la procédure d’inscription, les modalités de paiement et personnes à contacter ; vérification sur le logiciel Arc-en-Ciel de l’achat des livres et remise aux élèves.
• S’il s’agit d’études en France et de bourses : donner les coordonnées du site web CampusFrance et la procédure de rendez-vous avec le bureau CampusFrance.
• S’il s’agit de projets ou de demande de rendez-vous avec les services, coordonner avec les secrétariats concernés. 

Gestion administrative :

• Suivi des contacts des différents services, notamment pour les cours, examens et Campus France, relances et démarchage pour inscriptions et réinscriptions.
• Mise en forme d’enquêtes sur les publics de l’Institut pour les différents services.
• Actualisation et gestion de bases de données sur les publics de l’Institut, en lien avec les services.

Intérêts, contraintes, difficultés du poste

• Bonne présentation
• Fonction transversale à toutes les activités de l’Institut
• Bon niveau de français (B2 minimum)
• Horaires décalés

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Profil du poste

Savoir-faire :

• Être rigoureux et organisé
• Bonne maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel), aisance pour assimiler le fonctionnement d’applications métiers utilisées par les différents services
• Capacité d’assimilation d’une quantité importante d’information des différents services
• Bonne maîtrise de la langue française lue, parlée et écrite (niveau B2 minimum)

Savoir-être :

• Ponctualité
• Discrétion
• Réactivité
• Calme devant l’urgence et le public difficile
• Aisance de communication avec tout type d’interlocuteur
• Ouverture d’esprit et intérêt pour la culture française