Offre d’emploi: Secrétaire général adjoint

OFFRE D’EMPLOI : Secrétaire général adjoint Institut français du Chili
Offre exclusivement réservée aux personnes résidentes au Chili
Poste Secrétaire général adjoint Statut Contrat de droit chilien
Type de contrat CDD 6 mois renouvelable
Lieu de travail Institut français du Chili, Francisco Noguera 176, Providencia (Métro Pedro de Valdivia)
Salaire brut 1 233 142 pesos / mois.
Horaires 40h / semaine réparties du lundi au vendredi
Date limite d’envoi des candidatures Envoyer votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation (en français) à : z.parisot@institutofrances.cl et a.dressler@institutofrances.cl 

avant le 17/08/2023 inclus

Date prévisionnelle de prise de fonction 20/08/2023
DESCRIPTION DU POSTE
Missions principales du service Organiser le fonctionnement, la gestion financière et la gestion des ressources humaines de l’Institut en appui au Secrétaire Général
Composition du service 1 Secrétaire général d’Institut1 Responsable du service technique

1 Agent comptable

2 Assistantes comptable

Mission principale du poste Gestion budgétaire

  • Préparation et suivi du budget de l’Institut, gestion budgétaire quotidienne (progiciel utilisé : Admilia ELAP)
  • Analyse et suivi des comptes budgétaires
  • Mise en place du contrôle de gestion (indicateurs clés et tableaux de bord),
  • Supervision de l’inventaire, en appui au Service Technique.

Gestion des ressources humaines

  • Suivi des dossiers administratifs et du personnel (arrivées et départs du personnel, contrats et avenants…)
  • Liquidation de la paie des agents 
  • Saisie et suivi des congés, récupérations (progiciel Manatime), arrêts maladie et suivi complémentaire santé.
  • Tenir à jour le registre de la Direction du Travail (mise à jour des changements RH sur le site).

Gestion administrative

  • Gestion logistique, matérielle et immobilière, gestion des loyers de la cafétéria 
  • Révision et suivi des ordres de mission et liquidation de leurs mémoires de frais respectifs
  • Gestion et révision des contrats et conventions (subventions, conventions…)
  • Accompagnement et suivi des travaux de rénovation de l’Institut (financé sur fonds propres)
  • Mise à jour des fiches procédure.
Contraintes
  • Successivité des tâches, gestion du temps 
  • Polyvalence
  • Grande disponibilité
Compétences requises Savoir-faire  :

  • Maîtrise du français et de l’espagnol
  • Maîtrise de l’outil informatique et bureautique, connaissance des applications métiers ;
  • Aisance verbale et capacité de synthèse ;
  • Capacité d’organisation, d’anticipation et de respect des procédures administratives, budgétaires et juridiques établies ;
  • Capacité à élaborer et analyser des tableaux de suivi impliquant rigueur et logique ;
  • Capacité à utiliser les outils du contrôle interne de gestion.

 Savoir-être :

  • Ponctualité, disponibilité et dynamisme ; 
  • Capacité d’intégration au sein d’une équipe, sens des relations publiques et de l’écoute
  • Rigueur, esprit logique ;
  • Volonté de perfectionnement et de diversification des compétences.
  • Parfaite discrétion